רישום וקליטה של פוסט-דוקטורנטים ונגישות נתונים
פנייה - ההליך ידני ולא ממוחשב. אין אפשרות לדעת היכן הדברים עומדים. באופן כללי הטיפול בפוסטים (נסיעות, שכר וכד') הוא ידני ואינו שקוף לפוסט, למנחה או לפקולטה. מוצע לכלול את הפוסטים במערכת ממוחשבת כל שהיא ושהמידע לגביהם יהיה שקוף וגלוי.
פנייה - מחשוב כל נתוני הפוסט דוקים כולל קליטת פוסט חדש הארכות נסיעות לכנסים וסיום ההשתלמות.
התייחסות - בעקבות הפנייה החלה לשכת הסגל באיפיון טפסי קליטה ממוחשבים לפוסט-דוקטורנטים והקמת מערכת ממוחשבת למילוי טפסים. צפי לסיום והפעלה: ספטמבר 2024. לאחר קליטתם, נתוני הפוסט-דוקטורנטים מוזנים למערכת הסאפ ונגישים לפקולטה. נתונים אלה כוללים תאריך התחלה וסיום (כולל הארכות).
אישור נסיעות לחו"ל
פנייה - בדקתי ב NYU, Stanford, ETH, Oxford - באף אחת מהאוניברסיטאות האלה לא דורשים מהסגל לאשר נסיעות לחו'ל. מי שרוצה לודא שיש לו כסף לנסיעה יכול עדיין לעשות זאת, ואחרים מוכנים לקחת סיכון. המרצה אחראי למציאת מחליף במקרה שהוא מפסיד הוראה, ויש כללים לגבי כמה מותר להפסיד בשנה.
פנייה - לבטל את הצורך באישור דיקן לנסיעות חברי סגל. לחייב את חבר הסגל לדווח על נסיעה מתוכננת וסידורי ההוראה לאותו זמן, אך ללא צורך באישור דיקן.
התייחסות - מוסדות ציבוריים להשכלה גבוהה בארץ, הממומנים מכספי ציבור, פועלים תחת רגולציה ממשלתית ונתונים לבקרה ופיקוח של משרד האוצר ורשויות המס. תהליך אישור נסיעה כולל אישור דיקן (נדרש במסגרת ניהול הפקולטה ותכנון מטלות הוראה), אישור סגן מנל"א (אישור אקדמי), ואישור תקציבי. שלושת שלבי האישור חשובים. האוניברסיטאות המוזכרות בפנייה הן מוסדות פרטיים .
טופס נסיעות פוסט-דוקטורנטים
פנייה - כיום אין טופס נסיעות ממוחשב בפורטל לפוסט דוקטורנטים. הם מגישים את הבקשה בכתב ואין שום דרך לדעת איפה נמצאת הבקשה מי אישר ומי לא וכד'. כבר קיים טופס כזה עבור המשתלמים (שצריך לתת להם גישה אליו). מדוע לא להתאים אותו לפוסטדוקטורנטים ולתת להם גישה ואפשרות לעקוב אחריו בתחנות השונות?
התייחסות - אוכלוסיית הפוסט-דוקטורנטים בטכניון לא מקבלת רשיון SAP בשל העלות הכרוכה בכך ובשל הדינמיות הגבוהה של אוכלוסיה זו. נשקלת האפשרות לאפיין טופס פורטל שמילויו ייעשה על ידי הרכזות בפקולטות, על בסיס הטופס הידני שממלא המשתלם (כפי שנעשה כיום בנסיעות של עמיתי הוראה). הדבר כרוך בעומס אדמיניסטרטיבי משמעותי וספק אם התועלת של פתרון זה (יכולת המעקב אחר הטופס) עולה על חסרונותיו (עומס אדמיניסטרטיבי).
בקשות לאירוח קצר מועד
פנייה - בקשות לאירוח קצר מועד עוברות מסלול אישורים ארוך שמגיע עד לדיקן. מוצע לבטל את הצורך באישור דיקן. לחילופין אפשר לחייב דיווח מסודר ללא צורך בקבלת אישור.
התייחסות - בעקבות הפנייה בדקה לשכת הסגל את שרשרת האישורים של בקשות אלה. שרשרת האישורים בפקולטה כוללת אישור רכזת סגל, ראש מנהל ודיקן. בכוונתנו להפוך את תחנות ראש מנהל ודיקן לתחנות אופציונליות שיופעלו רק אם הפקולטה תבחר בכך. כך, פקולטה תוכל להסתפק באישור רכזת סגל ולקצר את תהליך האישור. ייתכן שפקולטות יצטרכו לעדכן את נהלי העבודה שלהן כדי לאפשר זאת ולכן הדבר יהיה נתון לשיקול דעתן.
מסלול לעמיתי מחקר שאינם רוצים להיות PI
פנייה - אין מענה טוב לאנשי מדע שאינם רוצים להיות PI ומאידך רוצים להמשיך בקריירה מדעית במשכורת סבירה. ההצעה: להעתיק את מודל עמיתי המחקר ממכון וייצמן.
התייחסות - בטכניון קיים מסלול עמיתי מחקר במשרה חלקית עבור חוקרים מהתעשייה, אשר לאחרונה הורחב ומאפשר קליטה גם של חוקרים מצטיינים שאינם PI במסגרת קול קורא של ות"ת. כמו כן במוסד הטכניון ניתן להעסיק חוקרים במשרה מלאה במינוי של צוות מחקר ע"פ סולמות השכר המקובלים שם.
משך תהליכי קידום
פנייה - תהליכי קידום חברי סגל לוקחים זמן רב מאוד ונמרחים על פני חודשים ולעיתים יותר משנה.
פתרון מוצע: 1. הגדרת זמן לתהליך קידום, ולשלבים השונים שלו, והיערכות בהתאם על ידי קביעת פגישות וועדות רלוונטיות בקצב סביר.
- יצירת שקיפות על ידי יידוע מסודר של המועמדים על כל שלב בתהליך בזמן אמת.
- שקיפות ומתן משוב על כל שלב עם סיכום הדיונים, גם כאשר התוצאות חיוביות.
- הגדרת זמן תחולת העלאה בדרגה בדיעבד מרגע תחילת תהליך הקידום ולא בסופו, וכן עדכון שכר בהתאם) כפי שנעשה באוניברסיטאות אחרות.
התייחסות - הטיפול בתיק קידום/קביעות מחולק לשני שלבים עיקריים: ההליך בפקולטה - מפתיחה בהליכים, דרך איסוף מכתבים עד הגשת תיק; ההליך בלשכת הסגל - מהגשת תיק עד סיום ההליך. באתר לשכת הסגל האקדמי ניתן למצוא תרשימי זרימה של התהליכים האקדמיים קישור.
בדיקת משכי תהליכי קידום וקביעות ע"פ מאגר הנתונים של לשכת הסגל מעלה את הנתונים הבאים:
ההליך בפקולטות נמשך כ- 5 חודשים. משך הטיפול בלשכת הסגל משתנה בהתאם למורכבות התיק ואיכות הכנתו, הזמן הממוצע לסיום תהליך קידום וקביעות הוא 3 חודשים. משך הטיפול בתיקים בלשכת הסגל קוצר בשנים האחרונות בשליש וכיום נחשב מהיר ביותר.
- ועדות הקידום הסנטיות מתכנסות מדי שבוע ועובדות בעומס רב אך ביעילות. לא ניתן לקצר יותר, לפחות לא באופן משמעותי, את משך הטיפול בלשכת הסגל מבלי שהדבר יפגע באיכות עבודתן של הוועדות. ניתן לחשוב על מהלך מול הפקולטות לייעול השלבים אצלן, אם כי צוואר הבקבוק של מכתבי המלצה לא בשליטתן המלאה.
- בכל שלב של ההליך יוצא עדכון בכתב מלשכת הסגל לדיקן. העדכון והמשוב לחבר הסגל הוא באחריות הדיקן.
- אנו פועלים להנהיג משוב למעוניינים בכך בסיום ההליך.
- כאשר החלטה על קידום נכנסת לתוקף, הדרגה מעודכנת במערכות הממוחשבות לתחילת השנה האקדמית בה התקבלה ההחלטה ועדכון השכר בהתאם. פרקטיקה זו נוהגת בהתאם לסיכום בין הטכניון לבין ארגון הסגל האקדמי.
ועדות הקידום
פנייה - לחברי סגל יש יותר מדי ועדות שבוחנות אותם. ההצעה: ביטול הועדה המכינה הטכניונית - הועדה המכינה הפקולטית תחליט אם לשלוח לועדה מקצועית. משם זה יילך ישר לועדת קבע.
התייחסות - הוועדה המכינה הסנטית היא בעלת תפקיד חשוב ביותר בבדיקת התיקים לפני ועדת הקבע. תפקיד הוועדה נקבע בתקנות האקדמיות והיא פועלת על-פיהן. בזכות עבודתה של המכינה הסנטית התיקים מגיעים לוועדת הקבע ברמת בשלות ומוכנות גבוהה והדבר מונע עיכובים. להערכתנו ביטול הוועדה המכינה הסנטית לא רק שיפגע באיכות התיקים, גם יקשה מאוד על עבודת ועדת הקבע ויגרום להארכת ההליכים ולא לקיצורם.
טפסים ומידע באנגלית
פנייה - הטכניון קולט יותר ויותר "זרים" שאינם דוברי עברית - חברי סגל, תארים מתקדמים, עמיתי מחקר, אורחים, אקדמיים לזמן ארוך ופוסט דוקטורנטים. חלק גדול מהמידע אינו באנגלית. דורש זמן רב מהרכזות לעסוק בתרגומים. ההצעה: מתן חומרים וטפסים באנגלית. לא יכול להיות שחלק מהטפסים של ביטוחים לא קיים באנגלית. ואם כבר הייתי מספקת טופס נוסף מתורגם לאנגלית מקצועית (ומקסימום שימלאו את הטופס הלא מתורגם).
התייחסות - בעקבות הפנייה נעשה תרגום של טופס הביטוח לאנגלית. יודגש כי גירסת האנגלית נועדה לעזר בלבד והחתימה תהיה בכל מקרה על הטופס בעברית, בהתאם לדרישות חברת הביטוח. שאר המסמכים והטפסים מתורגמים לאנגלית ונגישים באתר לשכת הסגל. https://segelweb.technion.ac.il/en/