סבב אישורי הזמנות
פנייה - כיום קיים הכרח לחתימה נוספת רק לגבי סכומים של מעל 50,000 ש"ח. כדאי לשקול הוספת חתימה כזו לשם מעקב תקציבי בזמן אמת.
התייחסות - הוספת מדרג החתימות בהכרח יעכב את תהליך הרכש. אם קיים צורך ספציפי לבקרה תקציבית הדוקה יותר, ניתן לפנות למחלקת ה-SAP ולבקש ליצור תהליך אישור דרישת רכש שיענה לצורך מיוחד זה.
קבלות טובין
פנייה - כאשר מקבלים למייל בקשה לאישור קבלת טובין, נוצר ביזבוז זמן בניסיון להבין אם ייתכן שמישהו כבר קיבל את החומר במעבדה ולא מסר את המידע למנהל המעבדה או שמא הטובין התקבלו למעבדה שכנה. פעמים רבות מגלים שהטובין עצמו טרם הגיע למעבדה מלכתחילה.
התייחסות - חשבונית קבלת הטובין נשלחת מתוך פורטל ספקים "ניפנדו". במידה והטובין טרם הגיעו למעבדה, ניתן לדחות את החשבונית ולכתוב הערה לספק: "הפריטים לא הגיעו ליעדם ולכן החשבונית לא אושרה".
אפשרות נוספת היא לא לאשר את החשבונית מלכתחילה עד להגעת הפריטים למעבדה.
לא ניתן לבטל את האופציה לקבלת מיילים עבור פריטים שלא התקבלו בטכניון.
יש לשים לב, שמתקבלות תזכורות לגבי חשבוניות שלא אושרו.
תהליכי רכש מורכבים
פנייה - קשה כיום מאד להבין את 'התמונה הגדולה' של תהליכי הרכש בקמפוס.
התייחסות - באתר נהלי הטכניון קיימים נהלי רכש אותם מומלץ לקרוא כדי להבין את ליבת תהליכי הרכש בטכניון. במהלך שנת 2024 אגף הרכש יחל בתהליך חניכה והכשרה של חברי הסגל המינהלי והאקדמי החדשים לשם ביצוע תהליכי הרכש בצורה יעילה.
------------------------------------------
פנייה - לעיתים הזמנות, בפרט הזמנות חו"ל, מעוכבות זמן רב, מבלי שהגורם המזמין יידע שהוא אמור לבצע פעולה כלשהי. למוציא ההזמנה - בדרך-כלל חבר הסגל האקדמי - אין דרך לעקוב אחר ההזמנה כדי לברר האם נעצרה, ואם כן - באיזו תחנה.
התייחסות - בפורטל ה-SAP קיימת אפשרות למזמין לעקוב אחר התקדמות הטיפול בדרישת הרכש החל מפתיחת הדרישה ועד לאספקת הטובין.
רכש ציוד
פנייה - מספר עובדי הרכש המוקדשים לתמיכה ברכש ציוד למעבדות חדשות מצומצם. בנוסף, אנשי הרכש מרוחקים פיזית מהחוקרים, כך שחברי סגל אקדמי חדשים נדרשים להשקיע שעות עבודה רבות במשאים ומתנים עם ספקי ציוד. גם כוח המיקוח נפגע, משפועלים כאינדיבידואלים ואין איחוד רכישות.
התייחסות - לאחרונה נקלטה קניינית נוספת באגף הרכש, שבמסגרת תפקידה תטפל ברכש ציוד למעבדות יחד עם הקניינית הקיימת. ניתן בכל עת לפנות לקנייני אגף הרכש ואף לתאם עימם פגישה. איחוד רכש מבוצע בכל המקרים הידועים לנו.